
*
Dosen Program Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia,
Mahasiswa Program Doktor Manajemen Bisnis Institut Pertanian Bogor,
Konsultan Manajemen,
Berdasarkan studi literatur yang saya lakukan
terhadap sejumlah buku, artikel, makalah, dan sumber-sumber literatur
lainnya, maka manajemen kinerja yang baik untuk menuju organisasi
berkinerja tinggi, harus mengikuti kaidah-kaidah berikut ini.
1.
Terdapat suatu indikator kinerja (key performance indicator) yang
terukur secara kuantitatif, serta jelas batas waktu untuk mencapainya.
Tentu saja ukuran ini harus menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi
oleh organisasi tersebut. Jika pada organisasi bisnis atau komersial,
maka indikator kinerjanya adalah berbagai aspek finansial seperti laba,
pertumbuhan penjualan, lalu indikator pemasaran seperti jumlah
pelanggan, dan sebagainya. Sedangkan pada organisasi pemerintahan
seperti POLRI, maka ukuran kinerja tentu berbagai bentuk pelayanan
kepada masyarakat. Semuanya harus terukur secara kuantitatif dan
dimengerti oleh berbagai pihak yang terkait, sehingga nanti pada saat
evaluasi kita bisa mengetahui, apakah kinerja sudah mencapai target atau
belum. Michael Porter, seorang profesor dari Harvard Business School
mengungkapkan bahwa kita tidak bisa memanajemeni sesuatu yang tidak
dapat kita ukur. Jadi, ukuran kuantitatif itu penting. Organisasi yang
tidak memiliki indikator kinerja, biasanya tidak bisa diharapkan mampu
mencapai kinerja yang memuaskan para pihak yang berkepentingan
(stakeholders).
2. Semua ukuran kinerja tersebut biasanya
dituangkan ke dalam suatu bentuk kesepakatan antara atasan dan bawahan
yang sering disebut sebagai kontrak kinerja (performance contract).
Dengan adanya kontrak kinerja, maka atasan bisa menilai apakah si
bawahan sudah mencapai kinerja yang diinginkan atau belum. Kontrak
kinerja ini berisikan suatu kesepakatan antara atasan dan bawahan
mengenai indikator kinerja yang ingin dicapai, baik sasaran
pancapaiannya maupun jangka waktu pencapaiannya. Ada 2 (dua) hal yang
perlu dicantumkan dalam kontrak kinerja, yaitu sasaran akhir yang ingin
dicapai (lag) serta program kerja untuk mencapainya (lead). Mengapa
keduanya dicantumkan ? Supaya pada saat evaluasi nanti berbagai pihak
bisa bersikap fair, tidak melihat hasil akhir semata, melainkan juga
proses kerjanya. Adakalanya seorang bawahan belum mencapai semua hasil
akhir yang ditargetkan, tetapi dia sudah melaksanakan semua program
kerja yang sudah digariskan. Tentu saja atasan tetap harus memberikan
reward untuk dedikasinya, walaupun sasaran akhir belum tercapai. Ini
juga bisa menjadi basis untuk perbaikan di masa yang akan datang
(continuous improvements).
3. Terdapat suatu proses siklus
manajemen kinerja yang baku dan dipatuhi untuk dikerjakan bersama, yaitu
(1) perencanaan kinerja berupa penetapan indikator kinerja, lengkap
dengan berbagai strategi dan program kerja yang diperlukan untuk
mencapai kinerja yang diinginkan, lalu (2) pelaksanaan, di mana
organisasi bergerak sesuai dengan rencana yang telah dibuat, jika ada
perubahan akibat adanya perkembangan baru, maka lakukanlah perubahan
tersebut, dan terakhir (3) evaluasi kinerja, yaitu menganalisis apakah
realisasi kinerja sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan dulu ?
Semuanya harus serba kuantitatif.
4. Adanya suatu sistem reward
dan punishment yang bersifat konstruktif dan konsisten dijalankan.
Konsep reward ini tidak melulu bersifat finansial, melainkan juga dalam
bentuk lain, seperti promosi, kesempatan pendidikan, dan sebagainya.
Reward dan punishment diberikan setelah melihat hasil realisasi kinerja,
apakah sesuai dengan indikator kinerja yang telah direncanakan atau
belum. Tentu saja ada suatu performance appraisal atau penilaian kinerja
terlebih dahulu sebelum reward dan punishment diberikan. Hati-hati
dengan pemberian punishment, karena dalam banyak hal, pembinaan jauh
lebih bermanfaat.
5. Terdapat suatu mekanisme performance
appraisal atau penilaian kinerja yang relatif obyektif, yaitu dengan
melibatkan berbagai pihak. Konsep yang sangat terkenal adalah penilaian
360 derajat, di mana penilaian kinerja dilakukan oleh atasan, rekan
sekerja, pengguna jasa, serta bawahan. Pada prinsipnya manusia itu
berpikir secara subyektif, tetapi berpikir bersama mampu mengubah sikap
subyektif itu menjadi sangat mendekati obyektif. Dengan demikian,
ternyata berpikir bersama jauh lebih obyektif daripada berpikir
sendiri-sendiri. Ini adalah semangat yang ingin dibawa oleh konsep
penilaian 360 derajat. Walaupun banyak kritik yang diberikan terhadap
konsep ini, tetapi cukup banyak yang menggunakannya di berbagai
organisasi.
6. Terdapat suatu gaya kepemimpinan (leadership
style) yang mengarah kepada pembentukan organisasi berkinerja tinggi.
Inti dari kepemimpinan seperti ini adalah adanya suatu proses coaching,
counseling, dan empowerment kepada para bawahan atau sumber daya manusia
di dalam organisasi. Satu aspek lain yang sangat penting dalam gaya
kepemimpinan adalah, sikap followership, atau menjadi pengikut.
Bayangkan jika semua orang menjadi komandan di dalam organisasi, lantas
siapakah yang menjadi pelaksana ? Bukannya kinerja tinggi yang muncul,
melainkan kekacauan di dalam organsiasi (chaos). Sejatinya, pada kondisi
tertentu seseorang harus memiliki jiwa kepemimpinan, tetapi pada
situasi yang lain, dia juga harus memahami bahwa dia juga merupakan
bagian dari sebuah sistem organisasi yang lebih besar, yang harus dia
ikuti.
7. Menerapkan konsep manajemen SDM berbasis kompetensi.
Umumnya organisasi berkinerja tinggi memiliki kamus kompetensi dan
menerapkan kompetensi tersebut kepada hal-hal penting, seperti manajemen
kinerja, rekruitmen dan seleksi, pendidikan dan pengembangan, dan
promosi. Seperti yang diuraikan pada awal makalah ini, kompetensi
tersebut setidaknya mencakup 3 (tiga) hal, yaitu kompetensi inti
organsiasi, kompetensi perilaku, serta kompetensi teknikal yang spesifik
terhadap pekerjaan. Jika kompetensi ini sudah dibakukan di dalam
organisasi, maka kegiatan manajemen SDM akan menjadi lebih transparan,
dan pimpinan organisasi juga dengan mudah mengetahui kompetensi apa saja
yang perlu diperbaiki untuk membawa organisasi menjadi berkinerja
tinggi.